E-Fatura ve E-Arşiv hakkında merak edilenler

e-Fatura nedir?
e-Fatura  en kolay anlatımıyla basılı faturanın elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Dijital ortamda faturalarınızı hazırladığınız, gönderip aldığınız, yine dijital ortamda sakladığınız bir sistemdir. Matbu faturaya göre daha masrafsız ve daha hızlı olması gibi öne çıkan özellikleriyle tercih sebebidir.
e-Fatura, formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içeren, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin yine GİB üzerinden yapıldığı, kağıda basılmayan, tüm işlemlerinin dijital ortamda gerçekleştirildiği bir elektronik belgedir.
e-Fatura’nın basılı faturadan farkları nelerdir?
e-Fatura alıştığımız basılı faturanın sadece elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Kanuni açıdan basılı faturadan hiçbir farkı yoktur. Mali değeri açısından da bir fark bulunmadığından e-Faturayı bastırıp saklamanıza gerek yoktur.
Basılı fatura elde ya da bir program aracılığıyla oluşturulup yazıcıdan çıktı alınırken, e-fatura tamamen dijital ortamda oluşturulup kesilir. Kısacası, e-faturanın matbu faturadan tek farkı, elektronik ortamdan alınıp gönderilebilmesidir. VUK açısından, her iki fatura tipi de yasaldır. Yalnızca, e-faturanın itiraz süresi, iptali ve e fatura iadesi kağıt faturadan farklıdır.
e-Faturaya geçmenin avantajları nelerdir?
En önemli faydası faturalama maliyetinizin önemli ölçüde düşecek olması. E-fatura ile kağıt, zarf gibi kırtasiye masraflarından kurtulacağınız gibi, aynı zamanda faturaları kargolama ve saklama maliyetlerinden de kurtulmuş olursunuz.
Maliyetin yanı sıra zamandan da tasarruf sağlar. Faturalarınızı bilgisayar üzerinden hemen düzenleyip, matbu faturadan çok daha kısa sürede müşterilerinize ulaştırarak zamandan tasarruf edersiniz. Faturalarınız da  kargoda kaybolma gibi durumlar söz konusu olmaz ve  müşterilerinize faturanın ulaşıp ulaşmadığını bilgi olarak alırsınız. Ve faturada herhangi bir hata olması durumunda hızlı müdahale edebilirsiniz.
Yasal zorunluluk gereği 10 yıl boyunca saklamak zorunda olduğunuz faturaları arşivlemek yerine  e-Fatura, djital ortamda arşivlendiğinden yıllarca saklanması gereken evrak yükünden kurtulursunuz. Bununla birlikte geçmişte kesmiş olduğunuz herhangi bir faturayı kolaylıkla arayıp bulabilirsiniz.
e-Fatura aynı zamanda muhasebecinizin de iş yükünü azaltır, muhasebeciniz sizin hesaplarınızın takibini güncel olarak yapabilir.
İşletmelere sağladığı tüm bu avantajların yanı sıra bizim en sevdiğimiz özelliği ise e-Fatura’nın aynı zamanda çevre dostu olmasıdır. Kağıt kullanımını azaltarak doğaya bir yatırım yapmış olursunuz.
Kısaca;
• Maliyetleriniz azalır. (Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat vb.)
• Faturalarınızı daha hızlı hazırlarsınız. Zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
• Faturalarınızın kaybolma riski olmaz.
• Tahsilatlarınızı hızlandırırsınız.
• İstediğiniz zaman eski faturalarınıza rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
• Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir.
• Fatura saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz.
• Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.
• Çevre dostudur.
• Müşterilerle ve satıcılarla mutabakat yapmanızı kolaylaştırır.
e-Faturaya kimler geçebilir, kimler için zorunludur?
e-faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen herkes e-fatura sistemine geçebilmektedir.
Madeni yağ lisansına sahip ya da bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzerinde olan firmalar; ve ÖTV’ye tabi kolalı gazoz, alkollü içecek ya da tütün üreten ya da ithal eden firmalar ve bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı da 10 milyon TL üzerinde olan firmaların e-Fatura’ya geçiş zorunluluğu bulunmaktadır.
e-Faturaya geçmek için herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmuyor. Fatura kesen bir işletmenizin olması e-Faturaya geçmeniz için yeterli. Çok az fatura kesen veya daha önce hiç fatura kesmemiş yeni bir işletmeniz varsa da geçebilirsiniz. İsteyen her firma hemen e-faturaya geçebilir.
e-Faturaya nasıl geçilir?
e-Faturaya geçmek kolaydır. Gerçek veya tüzel bir kişiliğiniz varsa bilgisayarınızın başından hiç kalkmadan e-Faturaya hemen geçebilirsiniz.
e-Faturaya geçmek için öncelikle mali mühre ihtiyacınız olur. Bu nedenle yapmanız gereken ilk şey Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan mali mühür almak. Böylelikle e-Faturaya geçmek istediğinizi GİB’e bildirmiş oluyorsunuz. Birkaç gün içinde gönderilen mali mührünüz ile artık e-Fatura kullanma yetkisine sahip olmuş olursunuz.
Mali mührünüz geldiği zaman ise  tek yapmanız gereken New Bilişim Teknolojileri olarak bize ulaşmak. 
e-Fatura kullanmak zor olur mu?
Normal faturalara alışanlar dijital ortamda fatura kesmenin zor olduğunu düşünebilirler. New Bilişim Teknolojileri olarak  kullanımı kolay,  her şeyin basit ve işlevsel tasarlandığı programımız sayesinde  faturanızı keserken buna  daha önceden neden geçmediğinizi düşünebilirsiniz.
e-Fatura iptali veya iadesi mümkün mü?
Mümkündür. e-Fatura uygulamasında da iptal ve iade işlemleri yapmanız her zaman için mümkün.
Gönderilen e-Faturalarda değişiklik yapılabilir mi?
Yasal açıdan e-Faturanın basılı faturadan farkı yoktur. Nasıl ki müşterinize gönderdiğiniz bir fatura üzerinde düzenleme yapamazsanız e-Faturada da değişiklik yapamazsınız.
e-Fatura gönderdiğiniz kurum veya kişi faturayı yasal süre içinde reddettiği takdirde yeniden fatura oluşturabilirsiniz. Mevzuat hükümlerine uygun olduğu takdirde alıcı faturayı iade edebilir.
Alıcı faturayı kabul ettikten sonra fark edilen hatalarda harici yollarla faturaya itiraz etmek de mümkündür. Bir fatura gönderildikten sonra reddedilmesi veya itiraz edilmesi gibi durumlarda fatura göndericisi aynı fatura numarasıyla gönderim yapamaz.
e-Fatura irsaliye yerine geçer mi?
e-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esasların düzenlendiği 433 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre düzenlenen e-Faturalarda düzenleme tarihinin yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak tanımlanması durumunda e-Fatura çıktısı irsaliye olarak kullanılabiliyor.
Ancak çıktıya mutlaka “İrsaliye yerine geçer” ifadesi eklenmeli ve satıcı veya yetkili tarafından imzalanmalıdır. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için e-Faturanın malı teslim ederken düzenlenmesi gerekiyor. Bu konuda daha detaylı bilgi almak isterseniz GİB’in konuyla ilgili sayfasını inceleyebilirsiniz.
e-faturayı yazdırmak için mühür ya da ıslak imza kullanmalı mı?
Yazdırmak isterseniz, tabii ki yazdırabilirsiniz. Müşterileriniz faturalarını matbu olarak saklamak isteyebilirler. Herhangi bir mühür ya da ıslak imzaya ihtiyaç yoktur, herhangi bir yazıcıdan herhangi bir kağıda çıktı alabilirsiniz.
e-faturanın çıktısını almak gerekli mi?
Hayır değil. Müşterilerinize faturanızı elektronik ortamda iletirsiniz. Süreç tamamen dijital ortamda gerçekleşir.
Peki eldeki kağıt faturalar ne olur?
Burada iki farklı durumdan bahsedebiliriz;
• e-Fatura ve e-arşiv sistemleri sayesinde faturalama için elektronik ortama geçiş yaptıysanız bundan sonra artık hiç kağıt (matbu) fatura kesmemeniz gerekiyor. Bu durumda elinizdeki kağıt faturaları vergi dairesine götürerek geçersiz kıldırabilirsiniz.
• Sadece e-fatura sistemine geçip e-arşiv sistemine geçiş yapmadıysanız, e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan kişi ve firmalara kağıt fatura oluşturabilirsiniz demektir.
e-Faturalar yazdırılıp arşivlenmeli mi?
e-Faturanın size sağladığı en büyük kolaylıklardan biri arşivleme derdinin olmamasıdır. e-Faturalarınız zaten dijital ortamda arşivleneceği için ayrıca dosyalamanıza da gerek yoktur.
e-Arşiv nedir, e-faturadan farkı nedir?
Elektronik faturanın, e-fatura ve e-arşiv olmak üzere iki türü vardır. e-Arşiv, VUK uyarınca kağıt üzerinde düzenlenip muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu olan faturanın, VUK’un 433 numaralı genel tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak, elektronik ortamda düzenlenip ikinci nüshasının yine elektronik ortamda saklanmasına ve gerektiğinde ibraz edilmesine olanak tanır.
e-Arşiv, e-Faturanın bir alt dalı olarak tanımlanabilir. E-Fatura sistemine dahil olmayan bir firmaya veya kişiye fatura kesmek istediğinizde e-Arşivi kullanmanız gerekir. e- Arşivin tıpkı fatura gibi mali değeri vardır ve kayıt altına alınarak saklanır. e-Arşiv kullanmak size ayrı bir iş yükü getirmez, e-Fatura kullanmak kadar kolay ve hızlıdır.
e-Arşiv zorunluluğu kimler için geçerli?
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre 1 Ocak 2018 tarihi itibariyle Internet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan firmalardan cirosu 1 milyon ile 5 milyon lira arasında olanlar için e-Arşiv zorunlu hale gelmiştir.
İş hasılatı veya cirosu 5 milyon ve üzerinde olanlar ise hem e-fatura hem e-arşiv uygulamasını kullanmak zorundalar.
e-Arşiv uygulamasına geçmek için e-Fatura kullanmak zorunlu mu ?
Firmalar e-Fatura ile birlikte e-Arşiv de kullanabilirler. Ancak e-Arşiv kullanmak için öncelikle e-Fatura sistemine dahil olmanız gerekiyor.
e-Arşivin sağladığı avantajlar nelerdir?
• E-arşiv fatura ile kağıt kullanımını azaltıp çevreyi korumaya yardımcı olursunuz.
• Yazdırma, kargolama gibi süreçleri ortadan kaldırarak operasyonel yüklerinizi azaltır, muhasebe süreçlerinizi daha hızlı ve basit hale getirirsiniz.
• Hata yapma oranını düşürürsünüz.
• Fatura başına maliyetiniz düşer.
• Elektronik ortamda sakladığınız için, fatura arşivinize daha hızlı erişirsiniz.
• Nakit akışınız hızlanır.
• Toplam iş yükünüz azalırken, verimliliğiniz yükselir.
• İç ve dış denetime uygun bir altyapınız olur.
• Uluslararası finansal standartlara uyum sağlamış olursunuz.
Bilinmesi gerekenler önemli noktalar
• Sisteme bir kez kayıt olduktan sonra, artık kesilecek tüm faturalar mali mühür ile iletilmektedir.
• Alınan Mali Mühürlerin 3 Yılda bir yenilenmesi gerekmektedir.
• E- Faturaya zorunlu geçen işletmeler, E-deftere de geçmek zorundadır.
• E-faturaya geçmemiş firmalara kağıt fatura düzenlenebilir. E-Arşive geçilmesi durumunda bu firmalara da dijital imzalı fatura iletilebilir.
Siz de e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarının avantajlarından faydalanmak ve firma olaeak e-dönüşüme geçiş yapmak isterseniz daha detaylı bilgi almak ve aklınızdaki sorulara cevap bulmak için;

New Bilişim Teknolojileri olarak bizlere ulaşabileceğiniz telefon numaramız: 0 212 854 00 54

1
Size nasıl yardımcı olabiliriz ?
Powered by